Conócenos

ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

Hacia un Registro Civil del siglo XXI

Por Dª Mª Angeles Álcalá Díaz

Directora General de los Registros y Notariado.

  • Imprimir

El Registro Civil se suma al Plan Estratégico de Modernización impulsado por el Ministerio de Justicia. Este Plan se ha materializado, entre otras actuaciones, en la implantación de la Oficina Judicial y del expediente judicial electrónico de la Audiencia Nacional.

En los últimos meses, diferentes equipos han aunado esfuerzos y trabajado de manera coordinada en el diseño de una serie de actuaciones que permitirán facilitar la práctica registral diaria y mejorar el nivel de servicio ofrecido al ciudadano. Estas actuaciones se desarrollan en el ámbito tecnológico y organizativo y, por supuesto, con la participación de los propios profesionales que forman parte de los Registros Civiles.

El momento del Registro Civil ha llegado

Son varios los factores que han convertido en prioritaria la actuación sobre el Registro Civil, de manera que permita ofrecer un servicio público que pueda satisfacer las demandas de la sociedad actual, entre las que se encuentran:

• La naturaleza de los servicios prestados por el Registro Civil -directamente afectado por los cambios en los patrones socio demográficos - ha tenido como consecuencia que en los últimos años se haya experimentado un significativo incremento en la demanda de servicios.

• La desviación actual entre el tipo de servicio consumido y demandado por la ciudadanía del s.XXI –acostumbrada a una satisfacción de sus necesidades "en tiempo real", gracias a los avances facilitados por las TIC- respecto al que actualmente se ofrece.

• El cambio en el enfoque de la Administración Pública, que actualmente está dedicando significativos esfuerzos y recursos para conseguir ofrecer un servicio público, ágil, eficiente y de calidad y, sobre todo, orientado hacia el ciudadano.

Estos factores, entre otros, hacen imprescindible comenzar, de manera inmediata, el camino que en un futuro próximo le conduzca hacia un Registro Civil de Servicios y sin papeles.

Las claves del cambio

La actual dispersión geográfica de los Registros Civiles y su funcionamiento, en gran medida autónomo, han derivado en que existan casi tantos modelos organizativos como Registros Civiles. Con el propósito de enfocar nuestra organización hacia la prestación de servicios, simplificar la identificación de los servicios y fomentar la proximidad del ciudadano con la Administración, se ha diseño un Nuevo Modelo Organizativo.

• Este Modelo Organizativo facilita una serie de pautas que, si bien se caracteriza por su flexibilidad para que sea susceptible de aplicar en cualquier Registro, permitirá establecer los patrones básicos de organización, facilitará la identificación de mejores prácticas y fomentará la mejora continua.

• En cuanto a la Normalización de la práctica registral diaria, se han definido todos los procedimientos del Registro Civil, de manera que se encuentra disponible no sólo la descripción, sino la identificación de los responsables de cada tramo del proceso, para que todos los Registros puedan compartir y ofrecer al ciudadano un servicio público idéntico documentalmente, con independencia del Registro Civil al que se acuda.

Adicionalmente, y con el objeto de aprovechar las ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías, se ha diseñado una aplicación informática de Gestión de Expedientes que, a partir de la descripción de procedimientos realizada, permitirá registrar las solicitudes recibidas, conocer el estado de los expedientes en tramitación y archivarlos, facilitando su posterior localización.

• Por otro lado, próximamente entrará en funcionamiento el Nuevo Servicio de cita previa que permitirá, a través de una solicitud telefónica o vía Internet, que el ciudadano pueda concertar una fecha y hora para ser atendido. Este sistema evitará los tiempos de espera actuales, por lo que mejorará la atención al ciudadano.

Un despliegue progresivo

La fórmula de implantación será progresiva de manera que, en un principio, se realizará en los Registros Civiles seleccionados como experiencias pilotos.

Los primeros Registros Civiles que participan en la implantación son los de Burgos, Guadalajara y Valladolid. Próximamente, se unirán los Registros Civiles de Cartagena, Cáceres, Palma de Mallorca, Toledo y el Registro Civil Central implantando el servicio de cita previa.

El Ministerio de Justicia, consciente de la complejidad que supone la implantación de este tipo de medidas, ha diseñado una serie de actuaciones que se agrupan en torno a dos conceptos clave:

• La necesidad de coordinación entre los diferentes agentes implicados.

Al tratarse de la implantación de medidas impulsadas por diferentes agentes y que se implantará de manera simultánea en diferentes Registros, se ha elaborado un minucioso Plan de Coordinación. En él se describen, de manera detallada, todas las tareas asociadas a cada una de las medidas, garantizando la coordinación entre los agentes y el cumplimiento de los plazos establecidos inicialmente.

• La gestión del cambio.

Se ha diseñado una estrategia de gestión del cambio que contempla actuaciones de comunicación, sensibilización y formación que permitirán acompañar a los profesionales del Registro Civil antes, durante y después de la implantación. De esta manera, se actuará directamente sobre los miedos e incertidumbres que suelen manifestarse en todo proceso de cambio, y se conseguirá transformar estas sensaciones en una actitud proactiva hacia el cambio. Es decir, permitirá transformar a cada uno de los profesionales del Registro Civil en auténticos dinamizadores del cambio.

El pasado 7 de Junio, tuvo lugar en Madrid la primera Jornada de Presentación del Nuevo Modelo Organizativo y Tecnológico a los Magistrados, Jueces y Secretarios Judiciales de los primeros Registros Civiles en los que se implantará. Esta Jornada se complementó con la primera sesión formativa sobre Habilidades Directivas que, a través de conocimientos teóricos y la realización de dinámicas, permitió a los asistentes profundizar en la gestión de equipos y del cambio.

Desde entonces, se han comenzado a realizar las diferentes sesiones de comunicación y formación planificadas para todo el personal de los Registros Civiles seleccionados como pilotos, de manera que se garantiza un transición controlada y normalizada al Nuevo Modelo Organizativo y Tecnológico diseñado.

El 4 de Julio fue la fecha clave de la implantación, ya que entraron en funcionamiento las actuaciones organizativas y tecnológicas anteriormente descritas, entre las que se encuentra la aplicación informática de Gestión de Expedientes.

Los últimos meses han supuesto un importante esfuerzo por parte de los diferentes agentes implicados. Esfuerzo que, próximamente, se convertirán el Registro civil en una institución ágil que tendrá al ciudadano como eje de todos los servicios que ofrece, que cuente con una imagen a la altura de la valía de los profesionales que lo componen y que camine, con paso firme, hacia un Registro Civil de servicios.

Lefebvre - EL Derecho no comparte necesariamente ni se responsabiliza de las opiniones expresadas por los autores o colaboradores de esta publicación

Widgets Magazine
feedburner

Suscríbase a nuestros contenidos

Atención al cliente: De lunes a viernes de 9 a 20 horas ininterrumpidamente. Tel 902 44 33 55 Fax. 915 78 16 17