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José de la Mata

"Era inviable seguir con la política tradicional de crear más y más unidades judiciales"

José de la Mata Amaya, director general de Modernización de la Administración de Justicia

El reto de una justicia más rápida, interoperativa y cercana al ciudadano exige un cambio en la estructura organizativa judicial y la progresiva implantación de las tecnologías. Incluso un acercamiento a los más jóvenes, estando presente en las redes sociales. El director general de Modernización, José de la Mata, analiza sus principales implicaciones

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Uno de los principales retos del Ministerio de Justicia, y para lo que se está destinando recursos es la implantación de la Oficina Judicial. ¿Puede hacernos un balance de lo acometido en este apartado y hacia dónde se dirigen los esfuerzos durante los próximos meses?

La transformación de la organización judicial mediante el despliegue de las oficinas judiciales es, desde luego, una de las políticas transformadoras que está acometiendo el Ministerio de Justicia.

Me interesa destacar especialmente que este proceso de cambio sustancial no se ha improvisado. Se ha realizado mediante una muy cuidadosa planificación, elaborando hasta una treintena de proyectos, tanto organizativos como tecnológicos, cada uno con un grupo de profesionales atrás, que se ocupan de cada una de las tareas que han de llevarse a cabo. Esta estrategia es la que nos está permitiendo sistematizar y reproducir el proceso en las sucesivas ciudades con mayor facilidad y precisión, y nos permite también incorporar de manera ordenada las lecciones aprendidas.

Hasta ahora, hemos desplegado ya el nuevo sistema en las ciudades de Burgos, Murcia, Cáceres y Ciudad Real. Y el proceso está ya muy avanzado en otras ciudades, en algunas prácticamente al 85%, de modo que a corto plazo también se desplegará en las restantes ciudades de las dos primeras fases: León, Cuenca, Mérida, Ceuta, Melilla y Palma de Mallorca.

Al mismo tiempo estamos desarrollando las siguientes tareas: la primera, la selección de las que serán ciudades de la tercera fase de despliegue. La segunda, la puesta en marcha del Proyecto que definirá en el modelo de Oficina Judicial en los partidos judiciales con escaso número de Juzgados (menos de 8), así como la estrategia de despliegue y el plan de implantación en estos partidos judiciales. La última, a la luz de la experiencia acumulada durante estos meses, la elaboración del Plan completo de despliegue en todo el territorio del Ministerio de Justicia.

¿Qué paralelismos existen entre la Oficina Judicial y la Oficina Fiscal?

La implantación de la Oficina Fiscal tiene como objetivo prioritario, al igual que sucede con la Oficina Judicial, instaurar un nuevo modelo de organización del trabajo en las distintas Fiscalías que permita lograr una mayor eficacia y eficiencia en la gestión del trabajo. Dentro de este contexto, es importante resaltar que la legislación vigente abordó un modelo organizativo que incide con carácter casi exclusivo en la Oficina Judicial, y que el desarrollo de la Oficina Fiscal es prácticamente nulo.

Si bien el modelo de Oficina Judicial puede constituir un insumo importante para la definición de la estructura y funcionamiento de la Oficina Fiscal, se presenta un alto grado de indefinición sobre las particularidades organizativas y funcionales que requiere la Oficina Fiscal para responder a las necesidades específicas de los distintos tipos y dimensiones de Fiscalías, y a los retos que plantea tanto la reforma del Estatuto Orgánico del Ministerio Fiscal como la futura Ley de Enjuiciamiento Criminal, que sin duda supondrá un cambio profundo en el actual modelo de Instrucción.

Para concretar estas necesidades, hemos puesto en marcha un Proyecto conjuntamente con la Fiscalía General del Estado que permitirá hacer una profunda reflexión sobre la situación actual y los aspectos de mejora que requieran ser considerados en el futuro diseño organizativo. Este proyecto, que se está ejecutando desde el mes de enero pasado y culminará a finales del próximo mes de junio, evaluará y analizará la viabilidad de diferentes alternativas organizativas; planteará márgenes de adaptación a las particularidades y necesidades de los distintos tipos de fiscalía; estimará el impacto organizativo y las implicaciones que supone el cambio y, finalmente, desarrollará las herramientas organizativas que faciliten el buen funcionamiento y operativa de la nueva estructura, incluido el Plan de Implantación.

Es importante destacar que este nuevo modelo organizativo se está haciendo con el planteamiento de una base común y compartida por las diferentes CCAA con competencias en Justicia, que sin menoscabar las competencias que les son propias, permita, a través de la colegiación de esfuerzos, alcanzar un modelo de Oficina Fiscal reconocible e igualmente sólido en los diferentes territorios.

Recientemente, la Oficina Judicial se ha implantado en Ciudad Real y Cáceres. ¿Cómo están respondiendo las Comunidades Autónomas?

Ciudad Real y Cáceres son ciudades gestionadas judicialmente por el Ministerio de Justicia. Las Comunidades Autónomas de Castilla La Mancha y Extremadura no tienen responsabilidades directas en la materia, pero están colaborando activamente en los Grupos Institucionales de Implantación que se crearon para coordinar todo el proceso, así como para la puesta en marcha de los Proyectos de sensibilización y comunicación a profesionales, funcionarios públicos, letrados autonómicos o a la sociedad civil, o de programas como "La Justicia va al Colegio".

¿Considera que era muy necesario revisar el modelo de organización funcional interna de los órganos jurisdiccionales unipersonales, donde magistrados y jueces han venido trabajando en un total autismo?

Desde luego que la transformación de la organización judicial es un reto esencial para el sector justicia en España. El modelo de desarrollo judicial tradicional no tiene sostenibilidad. Resulta inviable judicial y económicamente seguir con la política tradicional de crear más y más unidades judiciales que tienen un coste desmesurado y que, sobre todo, aportan un valor marginal cada vez menor al sistema.

El nuevo modelo permite gestionar servicios compartidos de modo más eficiente y más especializado mediante la sustitución de las tradicionales secretarías de los Juzgados y Salas, aisladas entre sí y supuestamente autosuficientes, por una Oficina Judicial única en cada partido judicial.

Esto es importante comprenderlo bien porque a veces no se capta lo suficiente. La Oficina Judicial de cada partido judicial es única, y actúa de manera integrada. No hay Servicios Comunes y Unidades de Apoyo Directo autónomas e independientes entre sí, sino una organización única que tiene que actuar coordinadamente y de modo integrado, simplificando trámites y procedimientos, siempre al servicio de la función jurisdiccional de jueces y magistrados.

Para conseguir esto, para que la esencia de esta nueva organización cale y se instale adecuadamente en personas y procedimientos, resulta vital la gestión del cambio. Y por esa razón estamos acompañando a todos los actores del sistema para transformar la cultura organizativa tradicional y para vencer inercias, mediante proyectos de sensibilización, comunicación y formación continuada para todos los participantes en el proceso.

Esta implantación lleva aparejada un riguroso plan formativo de los funcionarios. ¿Qué destacaría de estas sesiones?

Quiero ser claro en esto. El Plan de Formación que se ha puesto en marcha con motivo del despliegue de la Oficina Judicial es el más ambicioso que nunca se ha llevado a cabo en Justicia.

Ya en una primera fase, entre febrero y mayo de 2010, realizamos 1.000 cursos de formación para el 100% de los funcionarios titulares e interinos de todo el territorio del Ministerio de Justicia (no es una errata, hicimos más de 1.000 cursos). En la segunda fase, que se desplegó entre mayo y septiembre, se pusieron a disposición de todo el personal tres cursos de formación e-learning sobre oficina judicial, reformas procesales y sobre el sistema de formación Minerva-NOJ. Ahora se lleva a cabo la tercera fase, específica para cada ciudad. Durante el mes anterior al despliegue en cada sede se realiza un programa de formación especializado e individualizado para los funcionarios de cada uno de los servicios comunes. Se combinan métodos presenciales y e-learning, y se les entregan manuales tanto en formato papel como en CDs interactivos. Y todavía ahora, a lo largo del mes de marzo, se inicia la cuarta fase, en la que se pondrán otra vez a disposición de todos los funcionarios de todo el territorio del Ministerio cinco cursos e-learning de carácter técnico jurídico, sumamente avanzados, relacionados con los distintos Servicios Comunes Procesales, Unidades Procesales de Apoyo Directo y Salas de Gobierno.

Puestos a destacar, quiero resaltar dos cuestiones de todo este Plan. La primera, el protagonismo de los propios interesados. Tras una fase inicial de formación de formadores, son los propios secretarios judiciales y funcionarios los que asumen este rol con sus propios compañeros. La segunda, que todo el proceso de formación, que se evalúa con métricas muy rigurosas, es evaluado de forma muy positiva por los participantes en el mismo.

Otro de los esfuerzos más relevantes es el expediente judicial electrónico. ¿Cómo se va a llevar a cabo en un área como la judicial, conocida por sus grandes legajos de papel y montañas de expedientes? Tenemos los casos del "papel cero" de la Audiencia o la digitalización de los Registros Civiles, ¿cómo se está llevan a cabo tan arduo trabajo?

Este es, sin duda, el otro gran reto estratégico del Ministerio de Justicia en este año 2011, instalar el expediente judicial electrónico en el sistema judicial. Ya casi llegamos en el caso de la Audiencia Nacional, en la que el Proyecto está casi listo para comenzar su despliegue, lo que ocurrirá en las próximas semanas. Y están ya en marcha otros tres proyectos de extraordinaria importancia: el Proyecto del Tribunal Supremo, el Proyecto de las Fiscalías de la Audiencia Nacional y la Fiscalía Antidroga, y el Proyecto de expediente judicial electrónico en las ciudades de Burgos y León. Estos tres Proyectos están ya en ejecución, y comenzarán sus despliegues en unos meses, a partir de octubre o noviembre de este año 2011.

El objetivo es claro: la desmaterialización de los procesos en papel y su sustitución por los expedientes electrónicos. Y la envergadura de estos proyectos se comprende mejor si se conocen algunos datos del Proyecto de la Audiencia Nacional: en este momento hay trabajando a tiempo completo en este proyecto 200 personas, 160 de ellas en las tareas de digitalización y catalogación documental. En el Centro Nacional de Catalogación se trabaja 24 horas diarias, en turnos de 8 horas, digitalizando 200.000 páginas diarias y habiéndose superado ya los 12 millones de páginas. Los desarrollos informáticos están ya prácticamente listos, y estamos ya culminando la preparación del Proyecto de Gestión del Cambio, que integrará las tareas de coordinación, sensibilización, comunicación, formación, logística y actuaciones tecnológicas y de equipamiento de apoyo.

¿Qué papel tendrá el juez y el secretario judicial en cuanto al reparto de competencias con el expediente judicial electrónico? ¿Es posible unificar de una vez por todas las prácticas procesales?

Esta es precisamente la clave de la nueva organización, tal como tuve oportunidad de comentar anteriormente: hacer que el sistema judicial sea previsible y seguro. La razón de unificar la ordenación procesal, la ejecución procesal y los servicios generales transversales en servicios comunes, regidos por protocolos de actuación y Manuales de procedimientos uniformes, y dirigidos por Secretarios Judiciales coordinados entre sí, al formar parte de un único equipo, es precisamente que los procesos se sustancien y ejecuten exactamente en la misma forma en cada partido judicial, y que la especialización permita ganar en rapidez y en eficiencia.

A ello también ayudará el expediente judicial electrónico: a ganar en rapidez, al eliminar los largos tiempos muertos derivados de la necesaria itineración física de los procesos en papel, y en previsibilidad, en cuanto los trámites a aplicar estarán predefinidos en los sistemas de información.

Para conseguirlo se están manteniendo reuniones de distintos grupos de trabajo, que van poco a poco definiendo las que deben ser las mejores prácticas procesales y los mecanismos de coordinación entre magistrados y secretarios judiciales. Es un proceso complejo, como lo es toda la organización judicial, y en este sentido creo que está resultando de mucha relevancia el trabajo conjunto que están haciendo el Ministerio de Justicia y el Consejo General del Poder Judicial, en esta tarea de definir mejor las competencias que corresponden a cada una de las personas que participan en el proceso.

El pasado mes de enero tuvo lugar las II Jornadas del foro de buenas prácticas sobre justicia y tecnología, muy centradas en las ventajas del expediente judicial electrónico. A su vez, es una iniciativa enmarcada en la futura Ley sobre el uso de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia, cuyo Anteproyecto fue aprobado en Consejo de Ministros en diciembre de 2010. ¿Qué otros aspectos destaca de esta Ley?

La Ley de Nuevas Tecnologías será la vía para dar un importante salto cualitativo en la modernización tecnológica de la Administración de Justicia, apostando con decisión por su incorporación a la Sociedad de la Información. Ello supone que los distintos operadores jurídicos podrán comunicarse electrónicamente con las oficinas judiciales y obtener directamente información sobre los asuntos que les afectan, presentar toda clase de escritos procesales y realizar buena parte de sus gestiones, sin necesidad de desplazarse físicamente a las sedes de los Tribunales.

La ley tiene como objetivo concreto que el uso de las nuevas tecnologías no sea una posibilidad, sino una obligación en todos los órganos jurisdiccionales y entre quienes se relacionan profesionalmente con la Administración de Justicia.

También quiero destacar el rango legal que se dará al Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS). Al hacerlo así,se impulsa el esquema EJIS, que permite que los sistemas de información al servicio de la Administración de Justicia, con independencia de las competencias establecidas, puedan intercambiar información con todas las garantías de seguridad que la información precisa. Este objetivo no se queda en el contexto exclusivo de la Administración de Justicia, sino que prevé de hecho el intercambio de información con otros actores de la Administración Pública u organismos oficiales.

Por cierto, resaltar el hecho de que EJIS estará siempre alineado con ENI y ENS, garantizando así que la interoperabilidad entre sistemas se desarrolle de forma armonizada entre todas las Administraciones Públicas y la Administración de Justicia.

Esta semana se presenta la página oficial del Ministerio de Justicia en la red social Tuenti. ¿Qué objetivos se persiguen con esta iniciativa?

Efectivamente, a partir de este miércoles 23 de febrero el Ministerio de Justicia está también en Tuenti para acercarse a los más jóvenes. Por una razón muy sencilla: hemos emprendido una reforma muy importante y ahora es necesario explicársela a los ciudadanos para que conozcan cuál es el beneficio del cambio y que perciban que el cambio se hace por y para ellos. Primero con twitter y facebook y, ahora con Tuenti, nos hemos marcado este objetivo. En este caso, siendo muy conscientes además de que los jóvenes no conocen la Administración de Justicia y, por eso, vamos a ayudarles a relacionarse con ella de manera cercana, explicándoles cómo funciona y cómo se organiza. Y todo esto lo vamos a hacer de forma ágil a través de textos divulgativos, imágenes y vídeos que les puedan ayudar a comprender, por ejemplo, quién es quién en la Administración de Justicia o cómo funciona la Oficina Judicial. Podrán seguir, por ejemplo, las jornadas que está promoviendo el Ministerio de Justicia en muchas universidades españolas.

A través de estos mensajes, buscamos también fomentar valores de respeto y responsabilidad entre los más jóvenes, que vaya calando en ellos el sentimiento de pertenencia a una sociedad que convive de acuerdo a unas leyes y a unas normas que hay que cumplir en beneficio de todos.

Como ha comentado, el Ministerio de Justicia ya tiene una presencia activa en facebook y twitter. ¿Qué papel considera que tienen las redes sociales en la difusión de un proyecto de envergadura como es la modernización de la justicia?

Creemos que la presencia en las redes sociales es fundamental para una Administración que apuesta por las nuevas tecnologías, que se está modernizando, y que necesita contarlo de diferentes maneras y a través de diferentes canales. Las redes sociales nos están permitiendo llegar a un número mayor de ciudadanos y a aquellos grupos de interés que continuamente demandan información sobre el proceso de reforma y modernización de la Justicia. No contar con estas redes sería perder oportunidades de comunicación con los usuarios de la justicia, que son todos los ciudadanos.

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