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LEY DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

La Comunidad de Madrid limitará la externalización de la custodia de los documentos públicos

Las entidades que lo soliciten se podrán integrar en la Red de Archivos de Uso Público.

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Documentación,administrativo

La Comunidad de Madrid ha iniciado los trámites para aprobar una nueva Ley de Archivos y Documentos de la región, con la próxima publicación en el Portal de Transparencia de la Comunidad y el Portal de Participación de la memoria del Anteproyecto de Ley de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid. El texto permanecerá en consulta pública durante 15 días para recabar la opinión de las personas implicadas por la futura norma y las organizaciones más representativas.

La futura ley incluirá la limitación a la hora de externalizar la custodia de documentos públicos, que quedará restringida a situaciones de urgencia y requerirá, en todo caso, autorización previa de la consejería competente en materia de archivos.

A pesar de su esencial carácter legal y administrativo, los archivos han sido tradicionalmente contemplados en la normativa legal sólo como elementos de nuestro patrimonio histórico y cultural, como hacía la Ley 4/1993, de 21 de abril de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.

El anteproyecto que presenta la Comunidad de Madrid rompe pone el foco en los documentos que producen los organismos públicos y en la forma de tratarlos, conservarlos y hacerlos accesibles, desde que nacen hasta que son eliminados o bien son seleccionados para su conservación permanente.

Garantías de protección

La protección de los documentos públicos, al margen de que puedan ser catalogados como bienes culturales protegidos, quedará asegurada contra la destrucción indiscriminada o dolosa en el propio ámbito administrativo. Con esta futura ley, los documentos públicos se han de conservar y tratar convenientemente en cuanto que son necesarios para la buena gestión, son garantes de obligaciones y derechos y permiten escrutar las actuaciones de los administradores y sus responsables, contemplando el derecho de acceso a los archivos vinculado a la legislación sobre transparencia.

Se convertirá en una obligación para todas las administraciones contar con una política de gestión de documentos que asegure la creación de aquellos que sean necesarios, así como su tratamiento, conservación y servicio, con las limitaciones de acceso que la legislación impone.

Además, se contempla que alcance a todos los documentos, independientemente de su formato, cuidando muy especialmente la gestión de los documentos electrónicos, por los que apuesta decididamente la administración pública a partir de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común.

Actividad inspectora e inventario de bienes

El Anteproyecto de Ley incrementa la tipificación de faltas que pueden cometerse en la gestión de los documentos públicos y endurece las sanciones para las mismas. También refuerza la capacidad de inspección de la Comunidad de Madrid sobre la gestión de documentos y archivos públicos en su ámbito competencial, dando a los técnicos responsabilizados de la actividad inspectora el carácter de agentes de la autoridad.

Además, se regula la protección del Patrimonio Documental en lo que respecta a los documentos de los organismos públicos y privados, mejorando el régimen de protección de todos ellos a partir de una clara acotación del concepto y de los instrumentos de protección, especialmente con la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

En cuanto a los archivos privados, la futura norma crea un mecanismo para que las entidades que lo soliciten se puedan integrar en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid y acceder así a todas las ventajas de la vinculación al sistema archivístico (recursos compartidos, asesoramiento técnico permanente) incluidas las ayudas públicas que la Comunidad de Madrid pueda ofrecer para el desarrollo y difusión de los archivos.

En este último caso, aquellos archivos privados que gocen de subvenciones de la Comunidad de Madrid, deberán garantizar la accesibilidad del público a sus fondos documentales salvo las excepciones amparadas por la legislación.

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