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PROTECCIÓN DE DATOS

La AEPD presenta “DISPONE”, una aplicación para facilitar la elaboración de las disposiciones generales

La herramienta tiene por objeto facilitar el cumplimiento de este trámite a los responsables de ficheros de titularidad pública, mediante un formulario online que aborda todos los extremos y contenido que deben incluir las disposiciones generales.

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Agencia Española de Protección de Datos

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha puesto en marcha en su página web -www.agpd.es- "DISPONE", una nueva herramienta sencilla y gratuita que tiene por objeto simplificar y facilitar a las Administraciones Públicas su adaptación a la normativa de protección de datos.

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece en su artículo 20 que "la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de disposición general publicada en el BOE o Diario oficial correspondiente". Asimismo, en los artículos 52 a 54 del Reglamento de desarrollo de la LOPD se detalla el contenido, estructura, y la forma que deben adoptar dichas disposiciones o acuerdos.

DISPONE facilita a las Administraciones Públicas (estatales, autonómicas y locales), y personas jurídico-públicas (como universidades públicas, colegios profesionales, cámaras de comercio, etc.) el cumplimiento de este trámite de elaboración y generación de las disposiciones generales o acuerdos que deben ser publicadas en el BOE o Diario oficial correspondiente con carácter previo a la creación, modificación y/o supresión de ficheros de datos personales, y a su notificación en el Registro General de Protección de Datos, mediante un formulario online que aborda todos los extremos y contenido que deben incluir los acuerdos o disposiciones generales.

En este sentido, si se trata de la creación de un fichero, la aplicación solicitará al usuario que especifique la identificación del fichero, indicando su finalidad y usos previstos (por ejemplo, de nóminas, de recursos humanos, etc.); el origen y colectivo del que provienen los datos; su estructura y el sistema de tratamiento que se va a emplear (automatizado, no automatizado o mixto); las posibles cesiones o transferencias internacionales de datos y en qué supuestos se amparan; los órganos responsables del fichero; los servicios ante los que se pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, y el nivel de medidas de seguridad del fichero.

Asimismo, el programa permite la creación de disposiciones o acuerdos para modificar un fichero de titularidad pública ya existente, así como suprimirlo, indicando en este último caso el motivo y el destino que vaya a darse a los datos (por ejemplo, para su destrucción).

También, la herramienta ofrece otras utilidades, como la posibilidad de generar en una misma disposición la regulación de alta, modificación y supresión de distintos ficheros de un mismo organismo o responsable.

La AEPD ha diseñado esta herramienta procurando que sea sencilla, clara e intuitiva, y ofreciendo información de apoyo y ayuda para facilitar su cumplimentación. En este sentido entre otras facilidades, la herramienta ofrece en cada una de las preguntas que efectúa el programa una pestaña desplegable donde el usuario podrá encontrar ejemplos y modelos de los ficheros más frecuentes. Además, la aplicación permite la opción de guardar el borrador de disposición y continuar su tramitación en un momento posterior.

Una vez completado el formulario, se genera un modelo de disposición - que puede ser modificado en la misma aplicación si existieran errores –que debe ser tramitado para su posterior publicación en el BOE o diario oficial correspondiente, con carácter previo a la notificación del fichero en el Registro General de Protección de Datos, que puede realizarse mediante el sistema "NOTA" – Notificaciones Telemáticas a la Agencia- disponible también de forma gratuita en la página web de la AEPD.

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